Frequent verzuim is zelden alleen het probleem
Frustrerend, maar er is iets aan te doen
Iedere organisatie kent ze. Medewerkers die niet langdurig uitvallen, maar zich wel regelmatig kort ziekmelden. Een dag hier. Twee dagen daar. Net na een drukke periode. Of precies op het moment dat de planning al onder druk staat.
Frequent verzuim lijkt soms klein, omdat iemand steeds snel weer terug is. Toch is regelmatig kort verzuim vaak een signaal. Van werkdruk, verminderde motivatie, gedoe in het team, privéomstandigheden of iets in het werk dat niet meer goed past.
In veel organisaties wordt frequent verzuim wel gezien, maar niet echt besproken. De leidinggevende moppert, de planning schuift en collega’s voelen de extra druk. Maar het verzuimgesprek blijft uit. Want mag je hier iets van zeggen? En hoe doe je dat zonder dat het voelt alsof je iemand niet gelooft?
Kijk verder dan alleen de ziekmelding
Een ziekmelding is meestal alleen het zichtbare stukje. Daaronder zit vaak een groter verhaal. Daarom helpt het om bij frequent verzuim niet alleen te vragen wanneer iemand weer beter is, maar vooral te kijken naar het werkvermogen van de medewerker.
Het Huis van Werkvermogen is daarvoor een praktisch model. Het model helpt om breder te kijken naar gezond, gemotiveerd en duurzaam werken. Het huis bestaat uit verschillende verdiepingen. Gezondheid, kennis en vaardigheden, motivatie en waarden, en het werk zelf. Als één verdieping begint te kraken, voelt een medewerker dat vaak niet alleen daar. Het hele huis kan scheef gaan staan. Precies daarom is het Huis van Werkvermogen zo bruikbaar bij een frequent verzuimgesprek.
Je hoeft als werkgever niet te doen alsof je arts bent. Sterker nog, dat moet je juist niet willen. Je onderzoekt niet de medische oorzaak van het verzuim, maar kijkt samen naar de balans tussen de medewerker en het werk.
Gezondheid en functioneren
De begane grond van het Huis van Werkvermogen gaat over gezondheid en functioneren. Dat is vaak de meest zichtbare laag bij verzuim, maar ook de laag waar je als werkgever zorgvuldig mee moet omgaan. Je mag niet vragen naar diagnoses, behandelingen of medische details. Wat je wel mag bespreken, is wat iemand nodig heeft om het werk goed te kunnen doen. Bijvoorbeeld of iemand voldoende energie ervaart in het werk. Of het lukt om een normale werkdag vol te houden. En of er omstandigheden in het werk zijn die het zwaarder maken.
Zijn er medische vragen, dan hoort de bedrijfsarts erbij. Ook preventief. Een medewerker hoeft niet eerst volledig uit te vallen voordat je samen kijkt welke ondersteuning nodig is.
Kennis en vaardigheden
Soms meldt iemand zich vaker ziek omdat het werk eigenlijk niet meer goed past. Niet omdat iemand niet wil, maar omdat het werk te ingewikkeld is geworden, systemen zijn veranderd of de functie ongemerkt is meegegroeid. Een medewerker die iedere dag op zijn tenen loopt, houdt dat vaak best even vol. Tot het elastiek te strak komt te staan. Dan zie je kleine ziekmeldingen, irritatie, fouten of terugtrekgedrag.
In een goed frequent verzuimgesprek vraag je daarom ook of iemand voldoende grip ervaart op het werk. Weet de medewerker wat er wordt verwacht? Passen de vaardigheden nog bij de functie? Is extra uitleg, training of begeleiding nodig? Daarmee haal je het gesprek weg bij verwijt en breng je het naar ontwikkeling.
Waarden, motivatie en betrokkenheid
Dit is de laag waar veel werkgevers pas laat naar kijken. Terwijl juist hier veel signalen zitten. Iemand kan fysiek gezond zijn en de juiste vaardigheden hebben, maar toch steeds minder energie uit het werk halen. Bijvoorbeeld omdat de functie niet meer past bij wat iemand belangrijk vindt. Omdat de sfeer is veranderd. Omdat iemand zich niet gezien voelt. Of omdat er gedoe is in het team.
Daarom mag een frequent verzuimgesprek ook gaan over werkplezier. Over energie. Over betrokkenheid. Over wat iemand nodig heeft om weer steviger in het werk te staan. Niet zweverig. Gewoon praktisch. Want iemand die structureel leegloopt, gaat vroeg of laat signalen geven. Soms in gedrag. Soms in prestaties. En soms in verzuim.
Het werk zelf
Dan komen we bij de verdieping waar werkgevers vaak de meeste invloed op hebben. Het werk zelf. Is de werkdruk realistisch? Is de planning haalbaar? Zijn de taken duidelijk verdeeld? Is de leidinggevende beschikbaar? Is er voldoende autonomie? Zijn er spanningen in het team? Wordt er te veel gevraagd van iemand die eigenlijk al vol zit?
Bij frequent verzuim is het verleidelijk om vooral naar de medewerker te kijken. Maar een goed verzuimgesprek kijkt ook naar de organisatie. Niet omdat alles de schuld is van de werkgever, maar omdat het werk soms een duidelijke rol speelt in het verzuimpatroon.
Geen kruisverhoor
Een goed frequent verzuimgesprek begint niet met wantrouwen. Het begint met feiten en zorg. Je bespreekt wat je ziet. Je benoemt het patroon. En je onderzoekt samen wat er nodig is om het werkvermogen te versterken. Daarbij gaat het ook over eigenaarschap. Wat kan de medewerker zelf doen om invloed uit te oefenen op één van de verdiepingen van het Huis van Werkvermogen? Wat kan de leidinggevende doen? Welke concrete afspraken maken jullie? En wanneer kom je erop terug?
Frequent verzuim bespreken is spannend, maar niet bespreken is vaak spannender. Dan ontstaat er ruis. Collega’s gaan invullen. Leidinggevenden raken geïrriteerd. De medewerker voelt dat er iets speelt, maar weet niet precies wat. Een goed gesprek haalt de spanning van tafel. Niet door alles in één uur op te lossen, maar door het patroon bespreekbaar te maken. Met aandacht voor de mens, de functie en de organisatie.
Hulp nodig bij het voeren van goede frequent verzuimgesprekken? Neem contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf.
"Met de juiste HR-begeleiding wordt iedere stap naar groei eenvoudiger."
Met onze aanpak zorgen we ervoor dat jouw HR-afdeling niet alleen functioneert, maar ook bijdraagt aan een gezonde en productieve bedrijfscultuur.
